Comunicazione sulla Whistleblowing Policy

La policy di Lombard International Assurance S.A. (“La Compagnia”) relativa alla segnalazione di irregolarità cosiddetta Whistleblowing è stata revisionata ad Aprile 2020 al fine di essere conforme agli obblighi imposti dalla Direttiva UE 2019/1937 (Direttiva Whistleblowing) e dalla Direttiva UE 2018/843 (la “5^ Direttiva AML”). Entrambe hanno determinato alcuni impatti in termini di canali di segnalazione e sanzioni. I principali punti di implementazione sono elencati di seguito:

1.Rinnovo dei canali di segnalazione includendo le persone a cui è consentito segnalare e le tipologie di informazioni che posso essere segnalate

Chi può segnalare una violazione?

Una violazione è generalmente definita come qualsiasi tipo di informazione o attività all’interno della Compagnia e delle sue affiliate che sia ritenuta illegale, non etica, o non conforme alle regole interne (politiche aziendali, procedure, norme di corporate governance) e/o regole esterne, leggi e regolamenti applicabili all’attività della Compagnia e affiliate.

In base all’articolo 4 della Direttiva UE 2019/1937, il concetto di segnalante è esteso ai fini della presente policy e pertanto deve applicarsi a tutti coloro che sono a conoscenza di informazioni di violazioni in un contesto di lavoro, che include le persone elencate:

  • Tutti i membri del personale;
  • Lavoratori autonomi;
  • Soci e persone appartenenti agli organi amministrativi, manageriali o di controllo di un’impresa, inclusi i membri con poteri non esecutivi, così come volontari o stagisti retribuiti e non;
  • Qualsiasi persona che lavora sotto la supervisione e direzione di appaltatori, subappaltatori e fornitori.*


Cosa può essere oggetto di segnalazione?
Possono essere segnalati i seguenti atti o fatti (lista non esaustiva): 

  • Violazioni del governo societario;
  • Frode ed irregolarità nella contabilità e nei controlli di contabilità interna;
  • Aspetti di revisione;
  • Protezione della privacy o di dati personali, e sicurezza del sistema di rete ed informatico;
  • Corruzione e crimini finanziari inclusi frode, furto, abuso di dati e conformità;
  • Servizi finanziari, prodotti e mercati, prevenzione del riciclaggio di denaro e finanziamento al terrorismo;
  • Violazioni relative al funzionamento del mercato interno europeo, come da articolo 26(s) TFUE (trattato sul funzionamento dell'unione europea), incluse le violazioni delle norme in tema di concorrenza dell’Unione e aiuti di Stato, così come violazioni relative al mercato interno, in riferimento ad atti che violano le norme di fiscalità societaria o ad accordi il cui scopo è ottenere vantaggi fiscali che vanificano l’oggetto o lo scopo della legge applicabile in materia di fiscalità societaria;
  • Violazioni di regole interne e leggi/regolamenti applicabili.

 

2. Sistemi interni di segnalazione e sistemi esterni di segnalazione tramite il Commissariat Aux Assurances (CAA), e il sistema di definizione delle sanzioni da imporre

Segnalazioni attraverso il canale interno (Moral Maps)
Al fine di rendere il nostro canale interno conforme alle suddette misure, rimarrà disponibile per tutti i membri del personale attraverso l’Intranet, ed è esteso a tutti le persone che possono segnalare attraverso il link nella nostra pagina web. Sotto tali condizioni, tutte le persone che possono effettuare una segnalazione in un contesto lavorativo con la Compagnia avranno accesso al nostro canale interno e potranno segnalare una violazione anonimamente.

Coloro che denunciano possono rivolgersi direttamente al Chief Compliance Officer e al Head of Regulatory Compliance scrivendo una lettera a Lombard International Assurance S.A. 4 Rue Lou Hemmer, 1748 Findel Niederanven.

Segnalazioni attraverso il canale esterno
In aggiunta, the Direttiva UE 2018/843, conformemente alla Direttiva UE 2019/1937, stabilisce che le segnalazioni di whistleblowing devono essere notificate in maniera indipendente al Commissariat aux Assurances (CAA) per qualsiasi violazione delle leggi e dei regolamenti lussemburghesi applicabili.
Sul sito del CAA al link https://www.caa.lu/fr/whistleblowing, vengono descritte nel dettaglio le istruzioni su come effettuare una segnalazione attraverso la linea diretta o il modulo apposito.

In conclusione, è raccomandabile per tutte le persone che possono segnalare di utilizzare in primo luogo la nostra procedura di segnalazione interna attraverso Moral Maps prima di contattare il CAA per segnalazioni esterne. 

3. Sanzioni per la non conformità alla protezione legale dei segnalanti

La 5 Direttiva AML  afferma che se il segnalante è esposto a pericoli, misure di ritorsione o comportamenti ostili, ed in particolare azioni in ambito occupazionale avverse o discriminatorie, la Compagnia, i suoi membri del Consiglio di amministrazione, i suoi amministratori effettivi e qualsiasi altra persona all’interno della Compagnia, responsabili per l’azione non-conforme, possono essere sanzionati tra i 250€ e i 250,000€ dalle autorità di supervisione (CAA o altre autorità competenti).
 

*In linea con le disposizioni dell’articolo 5(4), sotto paragrafo 3, e l’articolo 8-3(3) della legge lussemburghese del 12 novembre 2004 sulla lotta contro il riciclaggio di denaro e finanziamento al terrorismo.